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MICE- Krisenmanagement meets: Barbara Zimmermann

Stephanie Berger — Wed, 11 Aug 2021 15:15:02 +0000

Barbara Blog Interview – Controlling

What does a vintage bus have to do with controlling and MICE crisis management?

Not a thing—at least at first glance. But it was thanks to a vintage bus that Barbara Zimmermann and I met in Latvia in 2018. Her amazing vintage bus (http://oldtimerbus-mieten.eu) was impossible to miss! And our paths continued to cross throughout the trip. We saw one another at tourist attractions, where we’d give each other a quick nod or hello. Then we went our separate ways. Later, on the ferry from Liepaja to Travemünde, we actually got to know one another, quickly realizing how much we had in common, including the fact that we’re both systemic business coaches! And we’ve been corresponding regularly since then.

I’m thrilled to welcome Barbara Zimmermann to MICE crisis management meets, where she’ll focus on the topic of controlling.

You’ve been working with Fresenius Medical Care as a partner and financial controller since 2002. You also trained as a systemic coach. What’s the connection between systemic coaching and controlling?

Let’s start with coaching. In my opinion we can divide systemic coaching into two groups. In group A, we have people who want to change something about themselves: their behavior, their leadership capabilities, their conflict management skills, or their ability to present themselves with confidence. There’s no concrete goal. Instead, the people in this group want to learn how to help themselves. They want to be asked the right questions and to learn from experience so they can react and intervene effectively.

Meanwhile, the people in group B want a sparring partner to help them reach their goals. They’re looking for tips and information, and of course someone who listens to them. These people have a goal and want honest feedback in order to build confidence in their decision-making skills. And when we talk about goals, planning, and decision-making, we’re getting close to the responsibilities of a controller.

In the past, controllers were responsible delivered numbers. These days, and going forward, the expectation is for controllers to act as business partners, on par with management. Controllers deliver information in the form of KPIs, propose solutions to problems, and help business leadership reach their target goals. Both coaching and controlling always involve a task or a goal. Many business decisions often involve political or psychological factors—there again we have aspects that relate to coaching. Modern-day controllers also have to be facilitators. In other words, they have to ask the right questions and play a key role in shaping the path to success.

I associate the term controlling with the world of finance or business administration. What exactly is controlling and where does it apply?

Controlling is a fundamental part of business administration. It helps leadership and management steer and direct the company or the business unit.

Perhaps we can also categorize some controlling tools as precautionary measures. If I’m aware of my processes, my costs, my profitable products or even my loss-generating projects, then I can react quickly and make effective decisions as an entrepreneur.

For me, taking precautionary measures means paying attention to early warning signs, such as out-of-control costs, or employees who are frustrated or contribute little to the company.

If we ignore these early warning signs and there’s a shift in the market—for example, if a new competitor appears on the scene and offers the same product or service—then as entrepreneurs we need to have a handle on our numbers, processes, and profit margins.

In this day and age, controlling isn’t just about short-term tasks like putting together monthly financial figures, or issuing monthly financial statements as a tax accountant would. Besides being responsible for operational issues in the short-term, controllers also take on strategic tasks that have a long-term (3 to 10 year) impact. This is why the literature divides controlling into two categories: strategic and operational. Let me explain the difference…

Yes, what do you mean by the idea that controlling can be divided into strategic and operational categories?

There are even more categories, but these two are the best known. Strategic controlling, as the word suggests, is oriented toward the future development of the company. Where does the company want to be in 3 to 5 years, what new products and services do they want to add, where do they want to expand or cut back? How is the company positioning itself in the market? Where does it stand in relation to its competitors? What are the company’s strengths? Why are they offering this particular product or service, and how is it useful for customers? Are they acquiring new customers, and/or how can they increase satisfaction among their existing customers? What are the risks in the market, and in the company? What opportunities does the company’s leadership see? These are the types of questions involved in strategic controlling, which is all about ensuring the company’s long-standing survival.

In operational controlling the focus is on whether the company is making a profit, what’s going on with respect to liquidity, how much revenue each product/service generates, and what goals the company wants to achieve in the next 1 to 3 years. Traditionally, the company and each of its departments set goals, analyze discrepancies, and take action to get the company back on track or adjust estimates for the future. Generally speaking, the company prepares an overall 1 to 3-year budget that also includes subsidiary plans. However, every company is unique and has a different focus. Sometimes the focus is on liquidity. Other times, it’s about whether to contract out for a service or create it in-house, whether to develop new products, whether to expand and open new locations, or whether to set up cooperation agreements with other companies. The range of responsibilities is as extensive as it is exciting, and I believe companies should start to implement controlling measures from day one.

The idea that controlling can be used in areas like marketing is exciting to me. Can you describe how to apply a controlling process in a marketing context?

Depending on its size, a company can use controlling processes in all areas of operation (HR, sales, IT, purchasing, etc.). As I mentioned above, it’s about goals, actions and ultimately assessing whether the company reaches its targets and what corrective measures they want to take. In a marketing context, controlling traditionally centers around so-called sales promotion methods, such as advertising, customer care, market surveys, etc.

So we can measure things like the effectiveness of advertising campaigns, and whether new customers like new products or prefer those of the company’s competitors. We can use tools like customer surveys and offer new sales channels, such as online consultations. Marketing and sales are closely interrelated. In the best cases, companies periodically review their KPIs (which are self-defined) in the form of regular reports, and marketing teams develop action plans based on those key performance indicators.

Controlling also uses tools from crisis management. Do you use the term crisis management in controlling, or does it have another name, like process review?

Before a crisis occurs, there are usually a number of early warning indicators. If a company keeps these indicators on its radar, it can react before the situation reaches a crisis point. Larger companies have their own crisis management teams. They create codes of conduct for employees in the event of a crisis (e.g. a pandemic), drawing them up in advance and testing them regularly. Ideally, there’s a crisis team in place that can steer the company safely through a crisis.

But a pandemic doesn’t necessarily have to constitute a crisis for a company. There are other early warning indicators that can signal an impending crisis within a company.

Many of the risks companies face are predictable. They develop slowly and gradually.

According to a survey by the BDU (The Federal Association of German Management Consultants), these are some of the most common early warning indicators in the following areas of business operations:

Finance: cash flow, liquidity, billing periods, return on sales
Corporate strategy: dependence on customers, suppliers, employees, and capital investors; how knowledge is secured; how transfers of know-how are structured, how new products are developed
Market, environment, industry: sales growth, customer payment habits, pricing compared to competitors, customer structure, changes in the social climate (e.g. shifts in values, climate protection)
Performance management: acquisition and order processing, incoming orders, procurement
Human resources management: sick leave rates, fluctuation rates, employee suggestions for improvement, age and gender structures
IT: data protection, availability of IT systems
Compliance: adherence to legal requirements as well as internal company regulations
Security: prevention measures against cyberattacks

What does an early warning system look like in a controlling context? Is there a particular monitoring tool you use? Can you explain it using marketing controlling as an example?

It’s really difficult to name a specific tool in this case. My specialty is in production controlling, not marketing controlling. In general, we can say that early warning systems are designed to deal with the future. In marketing, we talk about the 4 Ps: Product, Place, Price, Promotion—in other words, communication. And here’s where companies need to assess whether they’re communicating correctly—that is, whether they’re communicating through the right channels (Facebook, newsletter,…) with the right customers. They need to look at their competitors’ prices, which trade shows they should attend, whether they can offer their products in online formats, sell online, etc., etc. The Pestel method (https://de.wikipedia.org/wiki/STEP-Analyse) might be a useful tool here, though I’ve never used it myself. 

Is there an early warning system for each phase of controlling?

Of course.

Plan -> Actual values -> Deviations

Deviations are always analyzed and assessed in terms of whether they are “sustainable,” whether they will correct themselves in the coming days/weeks—or whether they’ve already been corrected.

https://rsw.beck.de/cms/?toc=BC.940&docid=81621

When it comes to controlling, what types of factors do we need to pay attention to in order to ensure success?

Well, I think controlling systems need to fit the company—not too big, not too small. In a small company with 2-5 employees, I would start with what I call „controlling light,“ focusing on factors like solvency and liquidity, and minimizing dependencies on customers, suppliers, and employees.

If a company intends to grow, its controlling systems need to grow along with it. At some point companies develop their own functional areas, and this is when controlling can become very complex—especially when it comes to calculations around products and services. An important factor that contributes to success is to know your processes and document them from the beginning; it’s also important to pay close attention to the quality of original data when using an ERP system. The better the database, the better and more accurate the reports, and the easier it is to evaluate the data. Management aren’t the only ones who require this information—banks, investors, and/or large customers do as well.

Can you describe any helpful tools you use for problem solving?

The problem-solving tree is a great tool. With this method, problems or issues are described as causes and placed at the root level. The effects of the problems appear in the tree’s branches. By laying out the issues, the causes, and the effects this way, we can easily clarify problems, explore possible solutions, and make quick decisions to resolve them.

The problem-solving tree helps minimize discussion time and finger-pointing and enable people to focus on addressing problems in a more productive way.

What comes to mind when you hear the terms KPIs (key performance indicators) and controlling?

“What you can’t measure you can’t manage.” I think this quote from the great management expert Peter Drucker is the best way to sum up the importance of KPIs.

KPI’s are key performance indicators, i.e. ratios, and they are a very important tool in controlling.

Are there any other valuable tips you’d like to share with readers?

For me, controlling needs to be part of a company from day one. When it comes to solopreneurs or small business owners, I recommend starting with “controlling light.” I think you should check your financials at least once a week, and preferably do a bit of marketing, too. The larger the company, the more important those financial figures become, since they reflect both the financial and overall health of the company.

Depending on the nature of the business, these financial figures could include sales figures, the number of website clicks per day, production volumes, customer satisfaction, clinical trial results, etc., etc.

Here’s an example of how helpful it can be to apply the principles of controlling to everyday life: An acquaintance of mine regularly takes advantage of the preventive medical checkups offered by his doctor. After each check-up, he has his test results printed out and compares them with the previous year’s numbers. The last time he was doing this comparison, he noticed something in his bloodwork: though some values were still in the „green zone,“ they had been steadily increasing. Concerned, he approached his doctor, who hadn’t noticed the change. As it turned out, this was an early-stage indicator of cancer, which they were able to treat before it became life-threatening.

“In my opinion, prevention is better than aftercare, in life and in controlling.”

These are your words, and I think they’re a great way to conclude our MICE crisis management meets blog today. Thank you very much for your excellent insights on the topic of controlling.

Here are my lessons learned for MICE crisis management from my conversation with Barbara Zimmermann:

Controlling isn’t just a tool for business management structures. We can apply it in many other contexts, too.
Early warning systems are and remain essential in controlling as well as crisis management. Prevention is always better than aftercare!

The problem-solving tree is a great tool for finding solutions and making decisions. In MICE crisis management, I would use this tool in the preparation phase, assessing the risks and then working out scenarios based on the information gleaned from the problem-solving tree. In the acute phase of a crisis, however, I’d prefer to work with FORDEC.

About Barbara Zimmermann

Barbara Zimmermann has 30 years of professional experience as a controller, business partner, tax expert, systemic coach and HR trainer.

She has been a business partner in the controlling department of a DAX-30 company for nearly 20 years. Every day, she applies her coaching and training expertise to perform at the highest levels in an ever-changing international environment. She enjoys communicating with people, supporting them, and finding ways to combine psychology with the world of numbers.

Her ambitious goals extend to her private life, too. As a multiple marathon runner, her motto is: „there is only one proof of ability: action.”

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MICE Crisis Management

Stephanie Berger — Fri, 02 Jul 2021 15:11:04 +0000

Crisis Communications: To Promise or Not to Promise?

How are the government’s pandemic-related promises affecting the population? These promises signify trust, hope for change, a positive outcome. They also suggest that the government has the situation under control, giving people the impression that someone is taking responsibility, that someone has a plan! But what happens when it’s not possible to keep such promises?

During my training as a crisis manager, I learned that crisis communication is one of the most important aspects of crisis management. I also learned that we should avoid making promises during a crisis!

Why? Critical situations or crises involve too many unknowns that aren’t apparent at first glance. In my 19 years of experience in the MICE industry, I’ve seen time and again how fast information travels. And how seemingly minor challenges can quickly escalate into issues of major concern. On top of that, our experience in the pandemic shows how important the human factor can be, How much individual behavior can affect the success or failure of crisis-related initiatives. Given all these factors, there’s a high risk of failure when it comes to fulfilling promises made during a critical situation.

But what exactly is a promise?

A promise is a personal, unilateral commitment. It involves someone “giving their word” about a subsequent action or a future event. A promise comes from one person and is directed at one or more persons.

A broken promise or empty words can trigger disappointment, often deep disappointment, in those who believed the promise. In some cases, this disappointment can lead to anger, rage, fear, or frustration among individuals and in the broader population.

The more often promises are broken, the less trust : People have in the individuals or institutions that make those promises.

That said, I don’t want to be too hard on the people in government*. This pandemic is an incredible challenge, and I doubt many of us would want to take on the job of dealing with it right now. And I’m sure the government made its promises with the hope and intention of keeping them.

However, in these types of situations, it’s crucial for professional crisis teams to know and use what I call the “no promises code” to avoid losing the trust of the people and damaging their reputations beyond repair.

The “no promises code” = to achieve a goal without making any promises. How does crisis communication work?

If we revisit our definition of a promise, we see that it refers to a subsequent action, a future event, or a future goal or result.

During a pandemic or a crisis, people want to perceive a clear path forward. They want to see that we’re working on solutions. In crisis management, this is why we only focus on the current situation and the facts we know in the moment. We provide clear information about current measures. In this way, we use communication as a means of achieving a future goal—without making promises we can’t keep.

Observing the current situation, what can we learn when it comes to our events, which will continue to be subject to ever-changing circumstances?

And in the context of events, what elements should we consciously incorporate into our MICE crisis communications in the future?

Here are my lessons learned:

Crises are always dynamic! In a crisis, there are many factors we don’t know about and/or that we can’t influence. So there’s a high risk that we won’t be able to keep the promises we make in a critical situation or crisis. Particularly during a pandemic, we also need to comply with the latest government regulations.
Broken promises can irreparably damage the trust of participants*, exhibitors*, employees*, and other stakeholders* and can permanently harm the reputation of the event and/or the organizers.
Crisis communications should include clear statements that make no promises.
Crisis management must be honest, explicit, situation-appropriate, transparent, and based in fact!
It’s essential to develop a media strategy that incorporates the “no promises code.”
Successful communication requires that media spokespersons and/or management be well prepared. Media trainings and talking points are helpful preparation tools here.

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MICE- Krisenmanagement meets: Rüdiger Strattner

Stephanie Berger — Thu, 01 Jul 2021 15:16:20 +0000

Weltraum Fußballer nur eine Zukunftsvision oder bald schon Realität?

**Und wie war das mit dem Hygienebeauftragt*in für Veranstaltungen?**

Ich liebe es Kinder zu fragen, was sie später einmal werden wollen. Und eigentlich kann man diese Frage jedes Jahr wieder neu stellen. Denn die Ideen verändern sich mit dem Alter. Bei Alganon (5 Jahre) meinem kleinen Nachbarn, gibt es gerade zwei Wünsche: Astronaut oder Fußballer. Am liebsten beides! Morgens Fußballer und nachmittags Astronaut. Aber bei längerem Überlegen sagt er dann, beides könnte wohl dann doch zu anstrengend werden. (Da muss ich mich dauernd umziehen). Aber warum eigentlich nicht? Wer weiß schon, wie die Welt in 20 Jahren aussieht. Und vielleicht wird Alganon tatsächlich professioneller Weltraum Fußballer. Wer hätte gedacht, das heute den Beruf Hygienebeauftragter für Veranstaltungen gibt? Wer hätte gedacht, dass uns eine Pandemie so lange beschäftigt?

Weltraum-Fußball? Eine Zukunftsvision?

Und mit dieser Geschichte von dem kleinen Weltraum Fußballer möchte ich die Brücke zu meinem heutigen Gast Rüdiger Strattner schlagen. Du hast ein Herzensthema in 2021 verwirklicht. Der Erntehelfer Podcast.

Magst Du kurz erzählen, worum es da geht?

Für den Podcast verwandele ich mich in den Erntehelfer, der Profis aus Kunst & Kultur dabei hilft, das zu ernten, was sie in ihrer beruflichen Laufbahn bisher erschaffen haben. Dabei liegt ein Schwerpunkt immer auf dem Wert für Menschen, die darüber nachdenken, ob dieser Bereich für sie zukünftig was sein könnte. Außerdem verstärkt jede Folge die allgemeine Sichtbarkeit der diversen Berufe im Veranstaltungsbereich. Und außerdem gibt es einfach viele spannende und unterhaltsame Geschichten zu hören.

Wenn Alganon etwas älter ist, dann werde ich ihm gerne Deinen Podcast empfehlen. Wer weiß, was er mal werden möchte, wenn er 18 Jahre alt ist. Und MICE – Krisenmanager*in ist dann auch hoffentlich fester Bestandteil der Eventbranche. Danke, dass ich in Folge 10 #dererntehelfer Podcast dabei sein durfte.

Die Idee zu meinen Blogbeitrag MICE Krisenmanagement meets…..ist es, unterschiedliche Berufsfelder vorzustellen, die mit dem Thema Krisenmanagement zu tun haben. Das Thema Krisenmanagement ist sehr vielfältig und hat in unterschiedlichen Branchen eventuell auch eine ganz andere Bezeichnung, aber egal, welchen Namen das ‚Krisenmanagement‘ trägt, es geht bei all diesen Situationen um lösungsorientiertes Handeln und es geht um Menschen. Bei dem Thema ‚Erstellung von Hygienekonzepten‘ gibt es sehr viele Synergien, das fängt bei der Gefährdungs-Beurteilung an, über Maßnahmenpläne bis hin zur Kommunikation.

Daher ein spannendes Thema für MICE Krisenmanagement meets….

Rüdiger Strattner, Senior Event Producer und Hygienebeauftragter

Du bist seit 1999 Meister für Veranstaltungstechnik und hast seitdem viele großartige Projekte betreut. Wir kennen uns auch seit vielen Jahren aus meiner Zeit bei der Messe Berlin. Du hast damals die IFA Red Lounge als technischer Projektleiter betreut. Neu ist jetzt Deine Position als Hygienebeauftragter. Ohne die Pandemie wäre dieses Thema gar nicht für unsere Veranstaltungen so relevant geworden. Und wahrscheinlich hätte man uns vor ein paar Jahren nicht geglaubt, dass dieser Beruf eine Zukunft in der Veranstaltungsbranche hätte. Wie bist Du auf das Thema Hygienebeauftragter*in gekommen?

Duden und Wikipedia sind meine Lieblingsquellen auch und gerade wenn ich mir mit etwas nicht ganz sicher bin. Und so habe ich recht früh letztes Jahr mal im Duden den Begriff „Hygiene“ nachgeschlagen.

Und was dort steht, hätte motivierender nicht sein können:

Hygiene = Gesamtheit der Maßnahmen in den verschiedensten Bereichen zur Erhaltung und Hebung des Gesundheitsstandes und zur Verhütung und Bekämpfung von Krankheiten.

Da war mir klar, das klingt nach Team Sport, da bin ich dabei!

Und wie verbindest Du Hygiene mit Deinem bisherigen beruflichen Werdegang?

Ende der 90er-Jahre war ich einer der ersten in Deutschland, der an dem Ausbildungsgang zum „Meister für Veranstaltungstechnik“ teilnahm. Davor gab es nur den Titel des Bühnenmeisters, der jedoch nicht überregional vergleichbar war.

Letztes Jahr habe ich früh wahrgenommen, dass es wieder an der Zeit ist, eine neue zeitgemäße Qualifikation zu etablieren. Bis heute gibt es zwar keine wirklich bundesweit einheitlichen Abschlüsse im Hygienebereich für Veranstaltungen, aber ich bin mit der Ausbildung, die ich absolviert habe, sehr zufrieden. Seit Anfang Juni 2020 habe ich ein IHK-Zertifikat auf den Titel „Hygienebeauftragter für Gesundheit / Pflege“.

Somit bin ich heute viel unterwegs und berate im Vorfeld, schreibe und verantworte Hygiene- und Infektionsschutz-Konzepte und betreue Veranstaltungen. So richtig geändert hat sich dadurch für mich nichts, die Schwerpunkte sind aktuell nur anders gesetzt.

Wir haben jetzt Juli 2021 and bisher haben in den meisten Ländern kaum oder gar keine Veranstaltungen stattgefunden. Daher haben wir noch wenig Erfahrungen mit den Hygienekonzepten. Unter anderem sind in Berlin aber auch in Barcelona Testveranstaltungen durchgeführt worden. Und jetzt aktuell läuft die EM in verschiedenen europäischen Städten. Auch die ersten größeren Messen, so wie die Mobile World in Barcelona wurden durchgeführt.

Durch Deine aktuellen Aufträge konntest Du bisher schon das ein oder andere Hygienekonzept mitgestalten oder aktiv vor Ort Konzepte umsetzen. Wodrauf sollten z.B. Veranstalter*innen bei der Erstellung achten?

In der Vergangenheit hat es gereicht, wenn jemand eine Veranstaltungsidee umsetzen wollte und der finanzielle Rahmen dafür gegeben war. Das reicht aktuell nicht mehr aus! Je nachdem, was umgesetzt werden soll, muss sehr feingliedrig erarbeitet werden, in welchem Rahmen es gegebenenfalls möglich ist.

Spannend ist zurzeit, dass völlig neue Konstellationen hinzukommen. Früher wurde das lokale Gesundheitsamt einer Stadt über etablierte Routinen hinter den Kulissen in Genehmigungsprozesse eingebunden. Heute liegt oft die zentrale Beurteilung eines Veranstaltungskonzeptes dort auf dem Tisch. Somit war es für mich in den letzten Monaten wichtig, die Kommunikation mit den Mitarbeiter*innen dort „zu üben“.

Die wertvollsten zwei Tipps an dieser Stelle:

A: fasse Dich kurz mit grundlegenden Aussagen! Das Gegenüber weiß im Zweifel besser über die Hintergründe der Pandemie Bescheid als Du.

B: vermittle in Deinem Konzept eine einfache, klar zu verstehende Vorstellung von der geplanten Veranstaltung. Je leichter Dein Gegenüber ein einheitliches Bild der geplanten Veranstaltung bekommt, desto wahrscheinlicher wird sei Unterstützung erhalten.

**Ich bin gespannt auf Deine Erfahrungen aus den letzten Monaten. Wie war die Akzeptanz bei Mitarbeiterinnen oder Teilnehmerinnen die Hygienemaßnahmen einzuhalten?**

Im Rahmen einer TV-Produktion, die ich gerade regelmäßig als Hygienebeauftragter betreue, bekam ich kürzlich völlig unerwartete Rückendeckung durch die Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG). Dort wird nämlich genau verfolgt und ausgewertet, was so auf den entsprechenden Social-Media-Kanälen veröffentlicht wird. Und wenn das allzu sehr dem widerspricht, was aktuell geboten ist, wendet sich die VBG auch schon mal an die betroffenen Sender. In unserem Fall war alles fein, aber wir haben das Momentum der Aktion aufgegriffen und dazu genutzt, die Akzeptanz für unser Konzept hochzuhalten. Das hervorragende Konzept stammt übrigens von der Conception Bay GmbH, für die ich dort frei tätig bin.

Generell habe ich festgestellt, dass es nicht möglich ist, jedem Einzelnen unmittelbar anzusehen, wie er oder sie den Hygiene- und Infektionsschutz-Maßnahmen gegenüber eingestellt ist. Mein Eindruck ist, je länger die Pandemie anhält, desto mehr Menschen verlieren die Bereitschaft, sich an vorgegebene Regeln zu halten. Umso wichtiger ist es, dass gerade auf Führungsebene ohne jegliches Zaudern die Maßnahmen unterstützt und befürwortet werden.

Letzten Herbst habe ich mit Marianne und Verena Rogler das Konzept geschrieben und verantwortet für die Premiere der Musicalneuproduktion „Himmel und Kölle“ in Köln. Durchgehend haben Produzent und Regie alle getroffenen Absprachen in alle Abläufe einfließen lassen. Dadurch entstand eine Stimmung der „Gemeinsamkeit in schwierigen Zeiten“ und es war nie nötig, mahnend, oder auch nur erinnernd auf etwas hinzuweisen.

Meine Erfahrung zeigt jedoch, dass das leider eine ziemliche Ausnahme ist. Allzu oft habe ich das Gefühl, dass ein gewisser Geist der Rebellion damit verbunden wird, sobald keine Beobachtung mehr besteht, die Maßnahmen nicht mehr eigenständig einzuhalten. Das ist natürlich schade, da es ja dem Pandemiegeschehen offen in die Karten spielt!

Was ich noch immer verwirrend finde, ist, dass es nicht ganz klar ist, wer darf die Konzepte schreiben?

Da kann auch ich Dir keine absolute Antwort geben! Zuerst muss ermittelt werden, welche Personen sich wo warum aufhalten. Am einfachsten ist das eigentlich im beruflichen Arbeitsumfeld. Dort gilt z. B. seit dem 16.04.20 der „SARS-CoV2-Arbeistsschutzstandard“, der vom Bundesarbeitsministerium stammt. Ich schreibe „eigentlich“, da wir wahrscheinlich alle inzwischen eine Menge Beispiele dafür erlebt haben, dass gerade im beruflichen Umfeld nicht darauf geachtet wird, dass die entsprechenden Maßnahmen vorgegeben werden und deren Einhaltung überprüft wird. Bitte immer darauf achten, die neuesten Versionen der entsprechenden Texte zu nutzen.

Sobald es darum geht, im Rahmen einer Veranstaltung Gäste einzuladen, greift die Betreiberhaftung wie für alle anderen Gefährdungen auch, denen ein Gast im Zweifel ausgesetzt sein könnte.

Entscheidend ist immer lokal beginnend die für Deine Art der Veranstaltung gerade geltenden Vorgaben durchzusehen und dann zu entscheiden, was benötigt wird. Hier ist das „Kölner Amtsblatt“ ein gutes Beispiel, welches in den letzten Monaten immer wieder sehr entscheidende Vorgaben kommuniziert hat, welche dann erst einmal mit den Regeln auf Länder- und Bundesebene „verknüpft“ werden mussten.

Sehr unglücklich bin ich aktuell darüber, dass inflationär viele Menschen eine Weiterbildung zum Hygienebauftragt*in absolvieren, die davor noch nie in leitender Funktion Verantwortung übernommen haben!

Es gehören Erfahrung und das entsprechende Mindset dazu, ein Konzept zu erarbeiten, welches die Schutzziele erreicht und mit Elan umgesetzt und aufrechterhalten erhalten wird!

Das bedeutet also, dass wir zwei verschiedene Positionen benötigen. Einmal den Verfasser des Hygienekonzeptes und jemanden, der dann vor Ort das Konzept durchführt?

Das muss nicht zwingend so sein, aber ein gutes Konzept gibt den Personen, die vor Ort die Verantwortung übernehmen, alles mit auf den Weg, um in jeder Situation entscheiden zu können.

Ich behalte mir bei jeder Anfrage der Veranstaltungsbetreuung vor, gegebenenfalls nicht tätig zu werden, sollte ich das spätere Konzept nicht vollumfänglich tragen können!

Wie kann ich als Veranstalter prüfen, was in einem Hygienekonzept enthalten sein muss? Welche elementaren Bausteine sollten vorhanden sein?

Es gibt einige Anbieter im Netz, die regelmäßig Ihre Angebote aktualisieren und wertvolle Infos zur Verfügung stellen. Sicher gibt es vergleichbare Anbieter, aber ich möchte hier einfach mal auf die Seite von EVENTFAQ verweisen. Bezogen auf Deine Frage empfehle ich den Start mit der „Checkliste Veranstaltungsplanung unter Corona“

**Ein wichtiges Thema ist der Umgang mit positiven getesteten Teilnehmer*innen vor Ort.**

Dieser Fall muss zwingend im individuellen Konzept in allen Facetten durchgespielt sein! Meine Empfehlung ist es, niemals das Testen selbst durchzuplanen und zu organisieren, wenn kein medizinischer Hintergrund vorhanden ist! Überall haben sich in den letzten Monaten Dienstleister darauf spezialisiert, dies so zu übernehmen, wie es im entsprechenden Hygiene- und Infektionsschutz-Konzept gefordert ist. Und idealerweise spricht man sich bereits bei der Erstellung des Konzepts mit den entsprechenden Dienstleistern genau ab dazu.

Aktuell beginnt „der Stress“ vor Ort ja meist mit einem positiven Schnelltest. Wichtig ist hier, dass nun nicht erst auf Seite xy eines umfangreichen Konzeptes nachgesehen werden muss. Viel wertvoller ist jetzt eine klare, einfache Übersichtsdarstellung – am besten DIN A4 einlaminiert und gut sichtbar an der Wand hängend, – auf der die Mitarbeiter:innen sofort nachsehen können, was zu tun ist.

Positive Testergebnisse können sehr schnell zu tiefer Unruhe im Team vor Ort führen. Deswegen ist es ganz wichtig, vorbereitete Statements und die dazu gehörenden Verteiler bereit zu halten. Ich denke, hier ist Deine Expertiese im Kriesenmanagement wirklich gefragt! Ansonsten kann schnell ein sehr dynamisches Buschfeuer an Vermutungen und Mutmaßungen entstehen.

Gibt es hier einen Hygienekonzept – Leitfaden?

Ich habe selbst keinen Leitfaden entwickelt, den ich hier zur Verfügung stellen könnte. Das hat auch damit zu tun, dass die zeitliche Entwicklung des Pandemiegeschehens immer so aktuell in alle Überlegungen mit einfließen muss wie möglich. Und es gibt zu jeder Zeit massive regionale Unterschiede in den relevanten rechtlichen Vorgaben.

Wenn Du mit den Überlegungen für Deine individuelle Veranstaltung beginnst, solltest Du als aller erstes die aktuell für Dich gültige Corona-Schutzverordnung komplett durchlesen. Solltest Du diesen Aufwand scheuen, so integriere einfach von Anfang an eine*n erfahrene*n Hygienebeauftragte*n in Dein Projekt. Das sind Spezialisten wie ich, die sich tagesaktuell professionell mit der Entwicklung des Geschehens auseinandersetzen und meist gut untereinander vernetzt sind.

Solltest Du dennoch erst einmal selbst weiter recherchieren wollen, so findest Du hier zwei sehr wertvolle Einstiege:

Im beruflichen Umfeld empfehle ich klar die Vorgaben der VBG! Ein sehr guter Startpunkt ist der „VBG Hygieneplan SARS-CoV-2“

Der deutsche Hotel- und Gaststättenverband e. V. (DEHOGA Bundesverband) hat sehr schnell reagiert letztes Jahr und stellt sehr wertvolles Basis Material zur Verfügung. Hier empfehle ich den Einstieg im Bereich „Auflagen & Praxishilfen“ der DEHOGA-Homepage

**Gibt es wertvolle Tipps, die Du den Leser*innen noch mitgeben möchtest?**

Oft wird der Eindruck vermittelt, dass es keinerlei Gestaltungsspielraum gibt, aktuell. Das stimmt zum Teil zum Beispiel dort, wo es um größere Besuchermengen geht. Ich empfehle jedoch immer den sportlichen Ansatz – sich zu den Zielen der Pandemie-Bekämpfung bekennend versuchen so viel möglich zu machen, wie guten Gewissens machbar ist!

Die Veranstaltungsbranche hat viele wunderbare Profis mit Jahrzehnte-langer Erfahrung. Aber was das gewissenhafte Arbeiten unter Pandemiebedingungen angeht, sind wir gerade alle Anfänger*innen! Richtig verstanden und akzeptiert kann das zu einem wunderbaren Anfänger-Geist führen, den es sonst manchmal vor lauter Routine gar nicht gibt.

Dies erlebe ich gerade hier in Köln zum Beispiel bei einigen Theatern und Gastronomie-Betrieben, die sich als Bürger-Test-Zentren zur Verfügung gestellt haben. Jeden Tag wird besprochen, wie die Tendenzen so sind und was unter welchen zukünftigen Bedingungen dann wieder möglich sein wird….. Noch – Stand heute – bloße Hoffnung, aber immerhin mit kollektivem Rückenwind derer, die mitmachen!

**‚Hygiene ist ein Teamsport, da muss einfach jede*r mitmachen!‘**

Das hattest Du in unserem Vorgespräch gesagt und ich finde, das ist tatsächlich ein passendes Schlusswort. Denn nur gemeinsam können wir, das bedeutet jede*r Einzelne von uns, dazu beitragen, das zukünftige Events hygienekonform stattfinden können.

Vielen Dank Rüdiger für diese wertvollen Tipps!

Rüdiger Werner Strattner, Jahrgang 1968, liebt die Bühne und die Kunst.

Rüdiger Strattner ist seit 1999 Meister für Veranstaltungstechnik. Seit 2006 ist Rüdiger erfolgreich selbständig und verabschiedete 2007 direkt ein Stück deutscher Fernseh-Geschichte, indem er für das ZDF als Bühnenmeister die letzten drei Dieter-Thomas Heck Sendungen betreute. 2015 hat er als Teil eines hervorragen Kreativ Kollektivs an der Ausschreibung für die beiden neuen Nachrichten-Studios des Chinesischen Staatssenders CCTV teilgenommen. Die Ausschreibung wurde gewonnen und heute sieht ganz China die Nachrichten aus den Studios, die Rüdiger mit entwickelt hat. Sein Entwurf für den Messeauftritt für „Electronic Arts“ im Rahmen der „gamescom“ hat 2017 die Auszeichnung „Best Booth“ bekommen. Im Jahr 2005 war er Gründungs-Mitglied des gemeinnützigen Vereins „Human Study e.V.“ und dort Mitglied des Vorstands von 2012 bis 2018. 2020 absolvierte er eine Fortbildung die er mit dem Titel „IHK-zertifizierter Hygienebeauftragter für Gesundheitswesen und Pflege“ abschloss. Seit Januar 2021 produziert er den „Erntehelfer Podcast“, in dem er pro Episode eine interessante Person aus Kunst und Kultur präsentiert.

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